دستورالعمل صحافي و انسداد دفاتر آمار و امتحانات و ريز نمرات در مدارس متوسطه دوره اول

دستورالعمل صحافی و انسداد دفتر آمار

 دفتر آمار بر اساس آئين نامه آموزشي دوره ی متوسطه روزانه ، بزرگسالان حداكثر يك ماه پس از شروع سال تحصيلي (پايان مهرماه) ، نیمسال دوم بزرگسالان ( پایان بهمن ماه ) و دوره تابستاني ( پايان تير ماه ) و پس از گرفتن گزارش از سامانه سناد (دفتر آمار تابستان و دیماه در صورتيکه از سامانه سناد قابل گزارش گيری نباشد، با هماهنگی کارشناسی آموزش و فناوری از سيستم دانا چاپ می شود)  به ترتيب زير تنظيم و صحافي مي گردد.

1. روكش دفتر آمار  
2. صفحات دفتر آمار ضمن سال به تفكيك هر پايه
3. برگ انسداد دفتر آمار

تذكرات:

الف: ‌دفتر آمار بايد پس از صحافی توسط مدير آموزشگاه مهر و امضاء گردد و سپس توسط مسئولين مربوطه در  اداره بررسی و تائيد و پس از امضاء و مهر رئيس آموزش و پرورش مسدود و پلمپ گردد.

ب : در مدارس بزرگسالان و مراكز آموزش از راه دور براي هر نيمسال و دوره تابستاني دفتر آمار جداگانه بايد تنظيم، صحافی و طبق موارد مذکور انسداد و پلمپ شود.

ج : در مورد دانش آموزانی که به هر دليل تحصيل را رها نمایند یا از مدرسه منتقل شوند بايد توضيحات لازم در ستون ملاحظات با ذکر تاريخ درج گردد.  

د : مشخصات  دانش آموزانی که پس از انسداد دفتر آمار  به مدرسه منتقل می شوند باید با ذکر  شماره و تاریخ مجوز ثبت نام و یا تاریخ انتقال در ستون توضیحات ، به صورت دست نویس با رنگ مشکی در  انتهای صفحه پایه مربوطه در دفتر آمار درج شود.

هـ : جدول پایین صفحه انسداد دفتر آمار باید در پایان سال تحصیلی (پایان نیمسال در مدارس بزرگسالان و آموزش از راه دور ) تکمیل و توسط مدیر مدرسه مهر و امضاء شود.

و: دفتر آمار بعنوان یکی از اسناد دائمی باید در آموزشگاه نگهداری و در نقل و انتقالات مدیران به مدیر جدید آموزشگاه تحویل گردد لذا لازم است در حفظ و نگهداری آن دقت لازم بعمل آید.

   * لازم بذکر است که مدارسی که ضمیمه دارند و یا مدارس بزرگسالان که دارای چند کد آموزشگاه می باشند می توانند دفاتر آمار کدهای مختلف را تنظیم نموده و فرمهای مربوطه به هر دفتر نیز بطور مستقل تنظیم و انسداد نمایند. لیکن صحافی بصورت یکجا در یک دفتر انجام شود .

دستورالعمل تنظیم دفتر ریز نمرات

ليست ريزنمرات بعد از امضاء توسط دبیران مربوطه و امضاء مدیر و مسئول ثبت نمرات ، به ترتيب زير صحافی مي گردد

1.           ليست دست نويس دبير (مستمر و پاياني نوبت اول)

2.           ليست نوبت دوم حاوی نمرات نوبت اول و دست نويس دبير (مستمر و پاياني نوبت دوم )

3.           ريز نمرات نهايي حاوی کلیه نمرات نوبت اول و دوم که به تایید دبیر مربوطه رسیده باشد

4.           ليست دست نويس دبير (پاياني مرداد و پایانی شهریور)

5.           ريز نمرات نهايي حاوی کلیه نمرات تابستان که به تایید دبیر مربوطه رسیده باشد

تذكرات:

الف: دفتر ريز نمرات بايد به ترتيب پايه و كد درس مرتب شود (از شماره كوچك به بزرگ و در صورتي كه داراي چند كلاس باشد به ترتيب پایه ،كلاس و درس )

ب: ليست دست نويس ريز نمرات ديني(پیام های آسمان) دانش آموزان اقليت های دینی كه به تأييد انجمن مربوطه رسيده باشد بطور جداگانه بعد از ليست ديني دانش آموزان عادي گذاشته شود

 * دفتر ريزنمرات در مدارس بزرگسالان ، داوطلبان آزاد و مدارس آموزش از راه دور به تفكيك هر نيمسال و دوره تابستاني جداگانه تنظیم شود لیکن صحافي دفاتر بصورت یکجا و در پایان سال تحصیلی بلامانع می باشد .

ج- مسئولیت ثبت نمرات در سیستم رایانه با نظارت مدیر مدرسه بر عهده معاون اجرائی ( مسئول ثبت نمرات ) می باشد و لازم است پس از ثبت نمرات نوبت دوم در سیستم ، معلم مربوط نیز لیست نهایی چاپ شده از سیستم را بررسی و پس از اطمینان از صحت ثبت نمرات آن را  امضاء نماید.

د: سایر موارد

1-براي ثبت نمرات دانش آموزان ، برگ ريز نمرات دبير در هر درس و گروه در هر نوبت (اول-دوم-شهريور ماه) و در مورد بزرگسالان در هر نيمسال يا دوره تابستاني از طريق رايانه چاپ و در اختيار دبير مربوطه قرار مي گيرد و استفاده از فرمهای تنظیمی دیگر قابل قبول نمی باشد.

تذکر1 : ثبت اسامي دانش آموزان در برگ ريز نمرات فقط بصورت رايانه اي مي باشد و نبايد دانش آموزي بصورت دست نويس به آن اضافه شود.

تذکر2: در هنگام تحویل برگ ریز نمرات نوبت دوم به دبیران جهت ثبت نمره مستمر، برگ دست نویس نوبت اول جهت کنترل صحت ثبت نمرات نوبت اول نیز به دبیران تحویل شود .

2-برگ ريز نمرات بايد در هر نوبت (نيمسال بزرگسالان) در زمان مناسب تحويل دبير مربوطه شود تا پس از ثبت نمرات مستمر (با عدد و حروف) با رنگ مشكي  بدون خدشه و قلم خوردگي توسط دبير، حداكثر تا 5 روز قبل از شروع امتحانات پاياني آن نوبت به دفتر واحد آموزشي تحويل شود.

تبصره 1: تغيير نمره ارزشيابي مستمر، پس از تحويل برگ ريز نمرات به دفتر مدرسه خلاف محسوب مي گردد و در صورت مشاهده آن علاوه بر دبير مربوطه مسئول ثبت نمرات و مدير آموزشگاه نيز مسئول خواهند بود.

تبصره 2:‌ اگر دانش آموزي در نيمسال يا دوره تابستاني و ضمن سال تحصيلي به دليل غيبت موجه نمره ارزشيابي مستمر نداشته باشد با ثبت غیبت موجه در سیستم ، نمره ارزشيابي پاياني وي در آن نوبت جايگزين نمره ارزشيابي مستمر مي شود .

3-برگ ريز نمرات پس از برگزاری امتحان پاياني هر نوبت (يا نيمسال) مجددا به دبير مربوطه تحويل مي شود. دبيران بايد نمرات پاياني  (با عدد و حروف) را بدون خدشه و قلم خوردگي در برگ ريز نمرات ثبت نموده و پس از امضاء و درج تاريخ  حداكثر يك هفته پس از انجام امتحانات هر درس در آن نوبت (نيمسال) همراه با اوراق امتحانی به دفتر واحد آموزشي تحويل نمايند.

تبصره 1: در هنگام تحويل ليست ريز نمرات به دفتر آموزشگاه بايد وضعيت هر يك از دانش آموزان از نظر نمره و يا غيبت مشخص باشد و كليه ستونهاي مربوط به همه دانش آموزان كامل باشد.

4-كليه نمرات بايد بدون ضريب ثبت شود.

5- نمرات مستمر و پاياني هر نوبت بلافاصله پس از دريافت از دبير و مطابقت نمرات پاياني با اوراق امتحاني و تأييد آن توسط مسئول ثبت نمرات بايد در رايانه ثبت شود.

1/5-تعداد دانش آموزان شركت كننده در امتحان هر درس در برگ ريز نمرات با تعداد دانش آموزان در ليست امضاء شده حضور غياب دانش آموزان و صورتجلسات امتحاني برابر باشد.

2/5-پس از ثبت نمرات نوبت دوم ( نیمسال اول و دوم و شهریورماه) در سیستم  رايانه یا سامانه ،  بلافاصله برگ ريز نمرات نهايي درس كه نمره سالانه هر دانش آموز در آن محاسبه شده است از رايانه دريافت و به دبير مربوط تحويل شود. دبير موظف است پس از كنترل نمرات نوبت اول و دوم و اطلاع از وضعیت نمرات دانش آموزان ، آن را با ثبت تاریخ و درج امضاء تأييد نموده و به دفتر واحد آموزشي اعاده نمايد.

6-ثبت نمره در لیست باید فقط توسط دبیر مربوطه انجام شود و بازنويسي ليست ريز نمرات توسط مسئول ثبت نمره یا فرد دیگری به هر دلیلی خلاف مقررات مي باشد.

7-از چسباندن چسب نواري روي نمرات، استفاده از لاك يا هر وسيله و ماده پاك كننده براي اصلاح نمرات اكيداً خودداري شود.

8-در تجديد نظر اوراق امتحاني، چنانچه نمره دانش آموزي تغيير يابد، نمره تغيير يافته با خودكار سبز در ستون مربوطه اصلاح و در قسمت ملاحظات برگ ريز نمرات توسط دبير توضيح داده و امضاء شود.

9-كليه موارد در برگ ريز نمرات بايد با خط خوانا، بدون خدشه و قلم خوردگي و با جوهر مشكي (ترجیحا خودنويس یا روان نویس مشكي ) بين خطوط افقي ثبت شود.

10-لازم است موجه يا غيرموجه بودن غيبت در برگ ريز نمرات (در محل درج نمره به حروف) مشخص شود .

1/10-در صورت غيبت موجه عدد 97 در رايانه بجاي نمره ثبت شود و در صورت غيبت غيرموجه
عدد 98 در رايانه بجاي نمره ثبت شود.

دستورالعمل صحافی و انسداد دفتر امتحانات

دفتر امتحانات پس از اخذ گزارش هاي لازم از سيستم آموزشگاه (سامانه امین) و تأييد مسئولين مربوطه بر اساس دفتر آمار ردیف شده و صحافي مي گردد.

جلد دفتر امتحانات حاوي پايه – دوره – سال تحصيلي –نام آموزشگاه باشد بعنوان مثال (دفتر امتحانات پايه هاي هفتم ، هشتم و نهم– دوره ضمن سال - سال تحصيلي 96-95  دبیرستان دوره اول ...)

جنس جلد دفتر امتحانات از جنس مرغوب بوده و مشخصات روي جلد به حالت زركوب باشد.

ترتیب صفحات:

1-روكش دفتر امتحانات

2-فرم تفکیک پایه

3-روكش پايه هفتم

4-صفحات دفتر امتحانات پايه  هفتم

5-برگ انسداد پایه هفتم که از سیستم گرفته می شود.

6-روكش پايه هشتم

7-صفحات دفتر امتحانات پايه هشتم

8- برگ انسداد پایه هشتم که از سیستم گرفته می شود

9-روکش پايه نهم

10-صفحات دفتر امتحانات پايه  نهم

11- برگ انسداد  پایه نهم که از سیستم گرفته می شود

12-برگ آمار اجمالي نتايج امتحانات

تذكرات:

الف: در صفحات کارنامه دفتر امتحانات حتما بايد نام و نام خانوادگي مدير آموزشگاه و مسئول ثبت نمرات نوشته شده و توسط آنها امضاء شود و محل امضاء مدیر به مهرآموزشگاه ممهورگردد.

تبصره: امضاء بصورت دستی انجام شود و  از مهر امضاء به هيچ وجه استفاده نشود .

ب: براي شماره گذاري صفحات  دفتر امتحانات صرفا از دستگاه شماره زن استفاده شود به صورتي كه شماره صفحه در وسط حاشیه پايين هر صفحه دارای کارنامه درج شود.

تبصره: شماره صفحات باید بصورت مسلسل باشد و شامل تمام صفحات کارنامه و  صفحات روکش و انسداد و ... می شود

ج: تعداد صفحات هر دفتر حد اكثر250 برگ تنظيم و صحافي شود. لذا چنانچه دفاتر امتحانات در يك سال تحصيلي بيش از يك جلد باشد تفکیک دفتر باید بر اساس پایه انجام شود

*درصورت انتقال اطلاعات به سامانه امین و یا هر سامانه متمرکز دیگر ، دفتر امتحانات از خروجی آن سامانه چاپ شود

ج : ‌مسئوليت پلمپ دفاتر امتحانات پس از انسداد ، بعهده كارشناسي سنجش  اداره مي باشد كه مي‌بايست در موعد مقرر اين كار انجام گيرد و مسئوليت صحافي كليه دفاتر بعهده آموزشگاه مربوطه مي‌باشد.

تبصره 1: نمايندگان انسداد دفاتر مي بايست با ابلاغ رسمي اداره مربوطه  حداکثر تا پایان آبان ماه (یا پایان بهمن در مدارس بزرگسال و آموزش از راه دور) با مراجعه به مدارس و بررسی اسناد و مستندات با درج شماره ابلاغ خود در محل مربوطه و امضاء ، انسداد دفتر را انجام دهد.

ح : تمامي عمليات در دفتر امتحانات ( شماره گذاري ، انسداد دفتر و امضاء ) بايد با جوهر مشكي انجام گيرد . 

ط- آخرین نسخه پشتیبان ( ذخیره )  اطلاعات مدرسه در سال ( نیسمال)  تحصیلی مربوطه  بر روی  سی دی رایت شده و در داخل پاکت گذاشته شده و پاکت آن در آخر دفتر، داخل جلد چسبانده شود.

فرم انسداد دفتر امتحانات

 توجه : اين دفتر پس از انسداد و پلمب بعنوان سند رسمي دولتي محسوب مي گردد و حفظ و نگهداري آن براي هميشه بر عهده مدير آموزشگاه مربوطه خواهد بود

نحوه تصحيح و بايگاني اوراق امتحاني

         الف ) در تصحيح اوراق امتحاني موارد زير رعايت گردد :

1-       تصحيح با خودكار قرمز انجام شود .

2-              كليه سؤالات ورقه امتحاني  تصحيح و نمره گذاري شود به گونه اي كه تعداد نمرات داده شده با تعداد سؤالات برابر باشد ( از دادن نمره به صورت كسري خودداري شود )

3-             جمع نمره هر ورقه بدون خدشه و قلم خوردگي با عدد وحروف بطور واضح و خوانا درج شود و در موارد استثناء چنانچه نمره اي تغيير يافت نمره قبلي مخدوش نگرددو مجددا  نمره اصلاح شده توسط دبير نوشته شده تأئيد و امضاء شود .

4-              بعد از درج  نمره ، دبير نام ونام خانوادگي خود را نوشته وامضاء نمايد.

5-              درصورت اعتراض دانش آموزان در موعد مقرر به نتايج امتحانات مي بايست تجديدنظر اوراق امتحاني دانش آموزان معترض توسط همان مصحح اول ويا به تشخيص مدير توسط مصحح ويك نفر ديگراز معلمان و با خودكار سبزرنگ (ورقه امتحاني دوباره تصحيح شود ) انجام شود.

6-      در صورت تغيير نمره ورقه  پس از بررسي اعتراض  نمره تجديد نظر شده در ذيل نمره قبل با ذكر نام و  نام خانوادگي و امضاء تجديد نظركننده  و تاريخ تجديد نظر با خودكار سبز دربرگه امتحاني مشخص شود

7-      در صورت بروز اختلاف نظر ، راي معلم سوم واجد شرايط قطعي و لازم الاجراست كه مي بايست با خودكار مشكي يا آبي (حسب مورد ) تصحيح و نمره گذاري شود.

8-     برگه هاي امتحاني استفاده شده  براي امتحانات مي بايست از نوع مرغوب باشد و استفاده از برگه هاي كاهي ممنوع مي باشد 0

9-      امحاء ورقه هاي امتحانات داخلي پس از گذشت حداقل شش ماه از زمان برگزاری و برابر ضوابط با هماهنگی و تنظیم صورتجلسه با مسئول امحاء اوراق اداره  انجام  گيرد و يك نسخه صورتجلسه آن درآموزشگاه بايگاني شود .

     ب )در بايگاني اوراق امتحاني موارد ذيل رعايت گردد .

1-    صورتجلسه هرامتحان كه به امضاء رئيس يا معاونين و مراقبين رسيده ضميمه اوراق شود .

2- بك نمونه سوال درس مربوطه همراه با ريز بارم آن ضميمه گردد .

3- ليست حضور و غياب دانش آموزان درجلسه امتحان كه انتهاي آن بعد از پايان جلسه امتحان توسط رئيس مدرسه بسته و تائيد شده باشد نيز ضميمه گردد .

4- اوراق امتحاني براساس ليست ريز نمرات كه به صورت حروف الفبايي تنظيم گرديده شماره گذاري و بايگاني شده باشد و آمار آن با تعداد شركت كنندگان درصورتجلسه امتحان انطباق داشته باشد .

5- فردي كه  اوراق را كنترل  نموده است مشخص باشد.                                                                                         

تذکر: چنانچه برخی از فرم های روکش و انسداد از سیستم رایانه قابل چاپ باشد بجای فرم های این دستورالعمل از فرم های سیستم برای صحافی استفاده گردد.