معنی لغوی بایگانی

کلمه «بای» به معنی ثروت ، دارایی و مال است و گاهی پساوند است که در آخر کلمه درسی آید و عملا نسبت است در قدیم به کلمه بایگانی ضباطی می گفتند چون در واقع فقط اسناد را ضبط می کردند

تعریف بایگانی

بایگانی دارای ۳ مفهوم و معنی می باشد :

• روش هایی که جهت تنظیم پرونده ها به کار می رود  مثل اینکه روش بایگانی حرفی و یا شماره ای یا حرف و عدد است .
• به محل نگهداری اسناد و پرونده ها نیز بایگانی گفته می شود .
• مجموعه اسناد و پرونده های موجود در یک اداره یا دستگاه
• 

بایگان :

بایگان شخصی است که در بایگانی مسئول حفظ و نگهداری اسناد ، براساس روشهای علمی ،تفکیک پرونده ها ( براساس جدول زمانی یا عمر آنها ) را کدسازی پرونده ها و در دسترس گذاشتن پرونده ها می باشد که در گذشته ضباط نامیده می شد .

آرشیو :

آرشیو محل حفظ و نگهداری اسناد ملی می باشد . آرشیو کلمه ای است فرانسوی و انگلیسی آن آرکیو Arehive نامیده می شود . آرشیو دارای ۳ مفهوم و معنی می باشد .

• مجموعه روشهای حفظ و نگهداری اسناد ملی
• محل نگهداری اسناد ملی در ایران گنجینه اسناد ملی نامیده می شود . و در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران می باشد .
• مجموعه اسناد ملی را آرشیو می گویند

فرق بایگانی و آرشیو

پرونده ها و اسناد بایگانی خارج می شوند و پس از انجام کارهای اداری به بایگانی بازگردانده می شود ، در این صورت بایگانی محل نگهداری اسناد جاری و نیمه جاری می باشد لیکن اسناد موجود در آرشیو به هیچ عنوان از آرشیو خارج نمی شود گرفتن کپی یا میکروفیلم آنها و گاه استفاده از عکس یا اسکن آن ها توسط رایانه ، در واقع اسناد راکد به آرشیو منتقل می شود .

اسناد موجود در بایگانی ها بر اساس ضوابط و مقررات اداری دارای عمر می باشند و پس از مدتی ممکن است به کارخانه مقواسازی جهت تخمیر سپرده شود ولی اسناد موجود در آرشیو عمر دایم دارند و هرگز امحاء نمی شوند .

اسناد موجود در بایگانی ها دارای ارزش های اداری هستند و در دستگاه ذیربط باقی می مانند ، ولی اسناد موجود در آرشیو ها به هیچ عنوان ارزش اداری ندارند و فقط به دلیل ارزش های اطلاعاتی موجود در آن ها حفظ می شوند .

با توجه به مطالب فوق به هیچ عنولن آرشیو و بایگانی هم معنی و مترادف نیستند . چنانچه کلمه filing در

انگلیسی به معنی بایگانی است و «file» به معنی پرونده می باشد .

آرشیویست :

شخصی است که درآرشیو کار می کند وظایف او با بایگان فرق بسیار دارد .

یک آرشیویست در واقع یک محقق و پژوهشگر است ، زیرا باید نیازهای محققین را بداند و بر اساس آن اسناد ملی را شناسایی نموده و از دستگاه های مختلف جمع آوری نماید ، اسناد فاقد ارزش اداری را ارزشیابی آرشیو می نموده و شرایط و امکاناتی را فراهم آورد تا محققین و پژوهشگران به آسانی بتوانند به اطلاعات مندرج در اسناد ملی دسترسی پیدا کنند .

معنی لغوی پرونده :

پئرو «preure» اسم است و به معنی سند ، نشانه و پروند parrand اسم است به معنی حصار ، پرونده نیز کیسه ای است که پیشه وران ابزار کار خود را در آن می گذارند این کلمه در فارسی به جای «دوسیه» فرانسوی «file» انگلیسی پذیرفته شده است ، زیرا علمای علم مدیریت اسناد بر این باورند که اسناد ابزاردست دولت و دولتمردان و مسئولین است و بنابراین پرونده در واقع کیسه اسناد (ابزار) است.

تعریف پرونده :

پرونده : مجموعه اسناد مربوط به یک موضوع است که در داخل یک جلد یا پوشه یا زونکن قرار گرفته است .

موضوع آن مطلبی است که برای آن مکاتبه انجام شده است . بنابراین نام اشخاص ، گیرنده یا فرستنده و محل جغرافیایی نمیتواند مبنای تشکیل پرونده باشد .

دلایل ایجاد بایگانی :

اسناد به دو دلیل حفظ و نگهداری می شوند :

• اثبات انجام عملی در گذشته
• انجام امور و کارها در آینده براساس اسناد گذشته – بدست آوردن اطلاعات لازم برای اقدامات در آینده ، بنابراین اگر بایگانی امری بیهوده و عبث است و در واقع همان ضباطی است .

نظام بایگانی :

منظور از نظام بایگانی ، نحوه ایجاد بایگانی در دستگاه ها است بعبارت دیگر اسناد ادارات چگونه کنترل و اداره می شوند .

انواع نظام بایگانی :

بایگانی های دستگاه ها به ۲ طریق اداره می شوند :

۱-نظام بایگانی متمرکز :

در این نظام کلیه امور بایگانی ها ، دریافت اسناد ، تفکیک اسناد ، تشکیل پرونده ، قراردادن پرونده ها در فایل ها و قفسه ها براساس روش های علمی در دسترس قرار دادن آن ها و … در یک محل انجام می شود که به آن بایگانی کل یا مرکزی می گویند .

توجه : در بایگانی متمرکز علمی ، برای موضوع فقط یک پرونده وجود دارد ، ولی بایگانی های متمرکز در دستگاه ها به علت اقدام اعتماد ، در واقع یک بازار روز است و هر غرفه مربوط به یک اداره می باشد در واقع به هیچ عنوان این نوع بایگانی با استاندارد های جهانی همخوانی ندارد .

نظام بایشگانی غیر متمرکز :

در بایگانی غیر متمرکز ، هر اداره یا واحد در هر دستگاه محلی را به بایگانی اختصاص داده و کلیه امور مربوط به دریافت اسناد ، تفکیک آن ها ، ایجاد پرونده ، قرار دادن آن ها در قفسه ها و فایل کابینت ها و در دسترس گذاشتن اسناد ، توسط بایگان واحد انجام می شود .

بایگانی نیمه متمرکز :

این نوع بایگانی ، پایه علمی ندارد و در واقع یک بایگانی سلیقه ای است و ناشی از عدم اعتماد به دیگران است و به نوعی اداراتی در یک دستگاه خود را مالک اسناد اداره ذیربط می داند و بدون استفاده از کلمه «اسناد طبقه بندی شده » ، ادارات دیگر را در جریان فعالیت های خود قرار نمی دهند ، به طور مثال ، اداراتی مانند حقوقی و یا مالی یا کارگزینی اسناد خود را در اداره ذیربط نگهداری می نمایند و بقیه ادارات اسناد خود را به بایگانی مرکزی تحویل می دهند .

مزایای بایگانی متمرکز :

۱-صرفه جویی در وسایل بایگانی

۲-صرفه جویی در محل

۳-نظارت مرکزی بر سیستم بایگانی و پرسنل کنترل امور دفاع از حقوق و اهمیت بایگانی به عنوان کار اختصاصی یک اداره

۴-کامل بودن اسناد مربوط به یک موضوع

۵-آگاهی و دسترسی پرسنل به کلیه اسناد مربوط به یک موضوع

۶-تقلیل پرسنل بایگانی

۷-سهولت تفکیک بایگانی (جاری و نیمه جاری )

۸- سهولت ارزشیابی اداری

۹- سهولت تعیین جدول زمانی (عمر اسناد )

۱۰-سهولت انتقال اسناد ارکد به مرکز اسناد راکد (سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران )

۱۱-کنترل ورود و خروج پرونده ها و ایجاد ضوابط و مقررات حاصل ، به دلیل عدم وجود ارتباط نزدیک بین بایگان ها و کارکنان ادارات

معایب بایگانی متمرکز :

• عدم دستیابی کارکنان ادارات به پرونده ها
• نیاز به وجود نامه رسان و مستخدم برای تحویل پرونده ها

مزایای بایگانی غیر متمرکز:

• نزدیکی پرونده ها به افراد و سهولت دستیابی به آن ها
• ارتباط نزدیک بایگان ها به کارکنان قسمت ذیربط
• عدم نیاز به وجود نامه رسان و مستخدم

معایب بایگانی غیر متمرکز :

نیاز به بایگان بیشتر به دلیل تعدد بایگانی ها (به تعداد ادارات و واحد ها )

تخصیص جا و مکان – در هر اداره یا واحد یک اتاق و یا عدم توجه به شرایط محل که اغلب انباری ها و اتاق های فاقد نور و هوا به بایگانی اختصاص داده می شود .

نیاز به وسایل بیشتر که گاها بلااستفاده می باشند .

عدم توجه مسئولین واحد ها به محل بایگانی ، آموزش بایگان به دلیل توجه بیشتر به امور تخصصی واحد و عدم کنترل و توجه به بایگانی

عدم کنترل خروج اسناد و پرونده ها به دلیل ارتباط نزدیک بایگانان با کارکنان واحد ها که گاه می تواند مشکلات عدیده ای به وجود آورد .

عوامل اصلی ایجاد و اداره بایگانی علمی و صحیح :

• کارمندان
• محل
• وسایل
• سیستم و روش

کارمندان :

یکی از مهمترین عوامل در ایجاد بایگانی صحیح و علمی وجود کارمندان بایگانی است که بایستی دارای ویژگی هایی باشند. این ویژگی ها خاص کارکنان بایگانی است ، علاوه به ویژگی های عام که کلیه کارکنان می باید داشته باشند مانند ، داشتن اخلاق خوش ، صبور و پر حوصله بودن ، دقیق بودن ، وقت شناس بودن و ….

ویژگی های خاص کارکنان بایگانی :

۱-اعتماد به بایگانی

۲-شناخت اهمیت اسناد در دستگاه

۳-سرعت انتقال

۴-درک مطالب و موضوع های اسنادی ، ترکیب آن ها

۵- قدرت تجزیه و تحلیل مطالب جهت و موضوعی کردن پرونده ها

۶-داشتن توانایی های لازم جهت انجام امور

۷-داشتن انضباط کاری و جدی بودن در انجام امور

۸-داشتن شناخت کافی بر اهداف و وظایف دستگاه و واحد ها

۹- داشتن قدرت ابتکار و ابداع

۱۰- آشنایی کامل به آخرین روش ها و استاندارد های جهانی بایگانی

۱۱- داشتن مهارت کامل در شناخت سوابق نامه ها و ضوابط حاکم بر آن ها

فعال و پر تحرک بودن ، داشتن مسئولیت در مقابل اسناد به نحوی که متولی اسناد باشد و بایگانی را ساده ترین را ورود به دستگاه تصور نکند و مترصد فرار از بایگانی نباشد .

آموزش :

آموزش برای کارکنان بایگانی یکی از مهم ترین مسائل است به شرط آن که آموزش ها براساس آخرین اطلاعات علمی و منطبق با استاندارد های جهانی باشد .

درسال ۱۲۵۵ شمسی در زمان ناصر الدین شاه هشت وزارتخانه به نام های داخله ( کشور ) ، خارجه ، مالیه (دارایی) ،دربار ، جنگ ، عدلیه (دادگستری) ، فلاحت و زراعت ( کشاورزی ) و اوقاف صنایع مستظرفه در ایران ایجاد شد و در سال ۱۲۸۰ و ۱۳۰۹ که یک هیات فرانسوی و بلژیکی برای اصلاح امور گمرکی ایران فعالیت می کردند . روش هایی را برای تنظیم و نگهداری اسناد پیشنهاد و اجرا کردند ، دفاتر اندیکاتور (راهنما) و اندیکس (فهرست و لیست ) از جمله وسایل تنظیم و ترتیب اسناد بود که طبق نظر این هیات به وجود آمد و هنوز هم در برخی از دستگاه ها استفاده می شود .

آموزش های بایگانی نیز اغلب با استفاده از همین روش ها و استفاده از کتاب هایی است که اغلب به اشتباه مدیریت اسناد نامیده می شوند و از سال ۱۳۳۵ ه.ش تالیف محسن صبا – تاکنون تغییر چندانی نکرده است و در واقع همان روش های ایجاد پرونده ها براساس نام اشخاص یا ادارات و یا مناطق جغرافیایی و نظام های سلیقه ای تدریس می شود .

محل :

محل بایگانی اهمیت بسیار زیادی در حفظ و نگهداری اسناد دارد . استحکام ساختمان ، نداشتن رطوبت زیاد ، کنترل درجه حرارت ، جلوگیری از تابش شدید نور خورشید عدم وجود گرد و خاک تامین پاکیزگی محیط و کنترل حشرات و حیوان های موذی ، مثل موریانه و موش ، سوسک ، شپشک کتاب و اسناد ، کرم کتاب و اسناد ، حشره کش ها نباید مستقیم به اسناد اسپری شود ، بهتر است روی زمین و گوشه های دیوارها حشره کش ریخته شود و یا از نفتالین استفاده کنیم توجه شود نفتالین روی اسناد نباید گذاشته شود چون از مواد نفتی است . بهتر است از دارو های گیاهی مثل تنباکو ، گوش خرس و گل بابونه استفاده شود .

در قرص های حشره کش WAFE نیر استفاده می شود . سوسک سیاه برای اسناد ضرری ندارد ولی سوسک قهوه ای برای مواد غذایی و چسب کتابها و نشریات روی اسناد می آید و دفع فضولاتش اسناد را از بین می برد .

نظافت مداوم بایگانی از نکات اساسی است و محل بایگانی باید از وجود ذرات گرد و غبار عاری باشد در نظافت بایگانی دقت شود که از انتشار گرد و غبار بر روی اسناد ممانعت شود .

درجه حرارت :

درجه حرارت مناسب برای اسناد بین ۲۵ تا ۲۲ است ، اگر از ۲۵ بیشتر شود رطوبت کاغذ تبخیر می شود وکاغذ زرد و شکننده می شود . اگر درجه حرارت از ۱۸ کمتر باشد ، رطوبت اضفی جذب می کند . رطوبت نسبی ایده آل ۳۵ درجه است و می تواند ۵ درجه بیشتر یا کمتر باشد . اگر میزان رطوبت زیادتر باشد اسناد خیس می شود .

برای فیلم و میکروفیلم درجه حرارت ۱۵ باید باشد و رطوبت بین ۴۰ تا ۳۰ باشد ، فیلم جاذب رطوبت نیست ولی نقاطی روی فیلم به جا می گذارد که باعث تاری فیلم می گردد . در کل سیستم تهویه بایگانی با استفاده از هوا سازها بشرط تامین حرارت مورد نظر صحیح می باشد .

نور :

همان گونه که ذکر شد وجود نور مستقیم به اسناد آسیب وارد می نماید نور مصنوعی که منبع الکتریکی تامین کننده آن است در بایگانی استفاده می شود . سیستم سیم کشی ساختمان محل بایگانی مهمم می باشد .

در درجه اول سیم برق نباید آویزان باشد ، بهترین راه این است که سیستم تامین روشنایی از امنیت لازم برخوردار و مورد تایید سازمان آتش نشانی باشد منبع روشنایی نیز حباب دار باشد زیرا نور ماوراء بنفش اسناد را شکننده و زرد می کند . همچنین کلیه سیم های اتصالات برق و اعلام حریق نیز به صورت روکار از سقف بایگانی هرگز عبور ننماید . در نصب سیستم اعلام حریق دقت شود که حتما در زیر پوشش سقف کاذب نیز سیستم اعلام و اطفاء نصب گردد .

گرد و خاک :

برای جلوگیری از ورود گرد و خاک بهتر است در و پنجره ها بسته باشد و از ایرکاندیشنر برای کنترل هوا استفاده کرد و همیشه با جاروهای کم قدرت (جاروهای شارژی ) گرد و خاک اسناد را گرفت .

گردو خاک معمولا ذره های میکربی سیلیکات دارد که مثل الماس و نسوج کاغذ را پاره می کند سیلیکات با مواد موجود در هوا ترکیب می شود و محلی برای رشد قارچ هاست کف محل بایگانی اگر ناهموار باشد گرد وخاک را گرفته و در هوا معلق می نماید ، کف بایگانی باید مسطح باشد و از کاشی نیمه صیقلی استفاده شود تا در ثابت نگه داشتن درجه حرارت موثر است .

دیوارها حتما باید رنگ قابل شستشو داشته باشد که گرد و خاک روی آن نمانند .

وسایل :

ابزار و وسایل در بایگانی به دو دلیل اهمیت بسیار دارد .

۱-سهولت در امر بایگانی و دستیابی به اسناد

۲-حفظ و نگهداری اسناد

زونکن و پوشه ها :

زونکن و یا پوشه باید طوری انتخاب شود که

الف-دارای سطح صیقلی باشد و گردو خاک را جذب نکند .

ب-از بزرگترین قطع کاغذ از هر طرف حداقل ۴ سانت بزرگتر باشد تا سند از پوشه خارج نشده و در اثر اصطکاک با قفسه ها پاره نشود.

قطر زونکن بستگی به حجم مکاتبات مربوط به یک موضوع بهتر است که ۲ نوع زونکن برای بایگانی انتخاب شود . زونکن با قطر ۷ سانت و ۳ سانت .

معمولا زونکن های قطر ۳ سانتی متر برای پرونده های پرسنلی مناسب است .

قفسه :

قفسه های بایگانی پرونده ها ، معمولا یا چوبی است و یا فلزی :

قفسه های چوبی محل مناسبی برای رشد موریانه می باشد و موریانه نیز به سرعت اسناد را از بین می برد .

بهترین نوع قفسه ، قفسه های آلومینیومی است در غیر این صورت از ورق گالوانیزه و از نوع متحرک و بلند که بتوان از فضای بایگانی به نحو احسن استفاده نمود . وقتی قفسه ها ثابت ایت . لبن هر قفسه ۷۵ سانت فاصله لازم است ، یعنی اگر ۱۰ قفسه داشته باشیم هفت متر و نیم از کف بایگانی را از دست داده ایم در صورتی که با قفسه های متحرک فقط ۷۵ سانت برای حرکت بین قفسه ها نیاز است ، به شرط آن که کف اتاق مقاوم باشد .

ارگ ریلی که قفسه ها روی آن حرکت می کنند ، از سقف اتاق بایگانی باشد بهتر است زیرا باعث تجمع گرد و خاک نمی شود ولی ریل های کف ، گرد و خاک را گرفته و به اسناد منتقل می کند ، البته اخیرا ریل های قفسه های متحرک به نحوی است که محلی برای تجمع گرد و خاک ندارد ، ریل ها دارای قوس می باشد .

ضمنا قفسه های متحرک می توانند به هم قفل شوند و از نظر ایمنی بسیار این قضیه مهم است .

وسایل آتش نشانی :

اسناد شدیدا قابل اشتعال می باشند ، بنابراین سیم های برق نباید بدون محافظ باشد ، سیگار کشیدن در محل بایگانی اکیدا ممنوع است .

کپسول های آتش نشانی دستی باشد در گوشه های مختلف بایگانی باشد . البته امروزه از سیستم مکانیزه اعلام و اطفاء استفاده می شود .

۴ نوع وسیله آتش نشانی و افاء حریق وجود دارد :

• آب، که برای اسناد نمی باشد استفاده نمود .
• پودر
• گاز ،گازco₂
• سیستم اسپری آب Water spring system

چگونگی عمل سیستم اعلام بدین صورت می باشد که هنگام ایجاد دود ناشی از سوختن همزمان سه سنسور اعلام ، شروع به کار نموده و به مرکز اطفاء پیغام اعلام حریق را ارسال می نماید برخی سیستم های اعلام به افزایش دما حساس بوده و در دمای ۷۰ درجه فعالیت سنسور شروع می شود . دقت شود همانگونه که قبلا نیز ذکر گردید از آب برای اطفاء استفاده نشود که برای اسناد مضر است .

Halon gas ، در ساختمان بایگانی کپسول هایی از گاز هالوژن یا بی خطر است که خیلی زود منبسط می شود و در ۷۰ درجه حرارت کپسول می شکند و گاز هالوژن به سرعت وارد اطاق می شود ولی خیلی گران و برای لایه ازن مضر است برای همین وارد بازار نمی شود .

بهترین پیشنهاد برای سیستم اطفاء گاز co2 می باشد که ارزان و در دسترس است .

تلویزیون مدار بسته و دوربین مخفی :

برای جلوگیری و کنترل سرقت اسناد بهترین وسیله تلویزیون مدار بسته و استفاده از دوربین مخفی است که در زوایای مختلف بایگانی نصب می شود .

رایانه :

برای اینکه اسناد کمتر از بایگانی خارج شوند و ضمنا در حداقل زمان بتوان به اسناد دسترسی پیدا نمود ، استفاده از رایانه است که می توان از اسناد در اسکن تهیه نمود و فقط در موارد ضروری اصل اسناد را به متقاضی سپرد امروزه از برنامه های نرم افزاری که قادر به تشخیص عمر اسناد براساس موضوع باشد استفاده می گردد .

دستگاه پانچ و کاتر (برش) :

دستگاه پانچی که در بایگانی استفاده می شود ، لازم است که دارای خط کشی مدرج باشد تا بتوان به اندازه قطع کاغذ مورد استفاده آن تنظیم نمود ، ضمنا استفاده از کاتر برای بریدن اضافه های اسناد ضروری است ، زیرا تا زدن اضافه کاغذ ، علاوه بر ایجاد محلی برای تجمع گرد و خاک و میکروب باعث ایجاد شکاف در کاغذ شده و این شکاف را به نوشته اسناد منتقل می کند .

لازم به ذکر است اسنادی که در ابعاد بزرگ تهیه می شود ، مثل نقشه ها ، لازم است که فایل کابینت های مخصوص نقشه تهیه نمود و نقشه را در سایز A₄ تهیه نمود و در پرونده گذاشت و در پشت نقشه ، محل بایگانی نقشه اصلی نوشته شود و یا از برگ جایگزین سند استفاده نمود . اگر تهیه فایل کابینت مخصوص امکان ندارد می توان از رول های مخصوص نقشه استفاده کرد . نقشه را رول کرده و داخل جعبه مخصوص بگذارید و روی جعبه بر چسب چسبانده و کد پرونده ذیربط و محل بایگانی آن را روی برچسب بنویسید .

روش بایگانی :

پس از قرار دادن اسناد در پوشه یا زونکن – براساس تعریف پرونده – برای دستیابی آسان و سریع به پرونده ها ، اصولی برای طبقه بندی و تنظیم آن ها در قفسه ها وجود دارد که به آن اصول ، روش های بایگانی می گویند .

روش های بایگانی بسیار پیچیده ای در طی سال ها ایجاد شده است که بسیاری از آن ها غیر ضروری می باشد . اقتصادی ترین و موثر ترین روش ، روشی است که کسی که برای سازمان یا دستگاه کار می کند بر مبنای خواسته استفاده کنندگان و از طریقی که به آسانی قابل درک باشد ، روش را انتخاب کند

موارد زیر هنگام ایجاد یک روش بایگانی باید مورد نظر قرار گرفته و فراموش نشود :

۱-شناسایی فوری و دستیابی به اسناد و پرونده های شخصی

۲- ارزیابی و بررسی وظایف و احتیاجات اداری سرویس دهنده .

۳- تفکیک و امنیت اطلاعاتی که احتیاج به محافظت مخصوص دارند .

۴- درک آسان روش ، به وسیله استفاده کنندگان

۵- سهولت ارزشیابی و امحاء آنچه که برای اداره و آرشیو فاقد ارزش است .

سهولت تعیین جدول زمانی (عمر اداری سند ) برای اسناد در دستگاه ایجاد کننده این فاکتورها ممکن است در تصمیم گیری اینکه کدام قسمت ها باید متمرکز باشند و کدام غیر متمرکز ما را راهنمایی می کنند .

انواع روش بایگانی :

ضرورتا ۳ نوع روش تنظیم بایگانی وجود دارد :

۱-شماره ای

۲- الفبایی

۳- الفبایی شماره ای

شماره ای :

در این روش یک سری شماره معرف پرونده است که ممکن است بر اساس عملکرد سری – ردیف – موضوع و یا بخش (واحد) تعیین شود ، در این حالت شماره شامل چهار قسمت است که ممکن است شماره ها به ترتیب و یا جداگانه و بر اساس اولویت مرجع تنظیم شوند و تنظیم و ترتیب براساس اولویت بندی ، همه موضوع هایی که به هم مربوط می شوند در یک ردیف قفسه قرارداده می شوند ، برای مثال از ۹۹۹۹۳ تا ۰۰۰/۹۰ و فاصله این شماره ها برای گروه وسیعی از کار یا عملکرد اختصاص داده می شود .

۹۳۰۰۱-۹۳۴۰۰ بهداشت عمومی و مالی

۹۴۱۵۱-۹۴۲۰۰ خدمات بهداشت مرکزی

در میان هر دسته ، شماره های خاص برای موضوع های خاص اختصاص داده شده اند .

۹۳۲۰۱ مربوط است به «رفاه تابینایان » بهداشت عمومی و مالی

۹۳۲۱۱ مربوط است به «رفاه بچه ها و مادر ها »

برای موضوع های فرعی ، شماره ها با ممیز از یک شروع می شود .

۵/۹۳۲۰۱ مقررات – «رفاه نابینایان » بهداشت عمومی و مالی

۶/۹۳۲۰۱ اطاق کار – «رفاه نابینایان »

شماره گذاری متوالی یا پیوسته :

به هر پرونده ای که ایجاد می شود ، شماره جدیدی به ترتیب داده می شود ، بدون اینکه این شماره به کدام موضوع مربوط می شود . برای مثال :

۶۴۱ مراکز تحقیقی – نامه های خارجی

۶۴۲ جلسات کمیته کشاورزی تجربی Agricultural Experimental

۶۴۳ مقررات قیمت گذاری

چنین سیستمی با ایجاد یک اندیکس الفبایی با کلید کلمات عنوان پرونده یا یک برنامه نرم افزاری و رایانه ای کامل می گردد . اگر چنین اندیکسی نداشته باشیم ، دستیابی و یافتن پرونده ها با بزرگترین مشکلات امکان پذیر است .

این روش اغلب برای پرونده های پرسنلی استفاده می شود ، جایی که موضوع ضرورتا استخدام پرسنل است . برای مثال :

۱۰۵۱ آقای احمد یوسفی

۱۰۵۲ آقای محمد کریمی

۱۰۵۳ خانم منیره دیباجی

۱۰۵۴ خانم زیبا محترم

که در واقع ۲ دفتر اندکس لازم می شود . یک دفتر اندیکس به ترتیب شماره و دومین دفتر اندیکس الفبایی بدون توجه به شماره ردیف

الفبایی :

چنین روشی به ندرت استفاده می شود و اغلب در تشکیلات کوچک که تعداد پرونده ها محدود است مورد استفاده می باشد ، برای مثال :

حساب ها :

• پرداختی
• پرداخت جزیی
• سفارشات قابل وصول

حسابرسی :

• خارجی
• داخلی

بودجه :

• اختصاصی
• کنترل
• درخواست ها
• اصلاحات

هر موضوع اصلی به ترتیب الفبایی است و هریک از موضوع های مربوط به ترتیب الفبایی در قفسه چیده می شود . هیچ شماره ای به پرونده اختصاص نمی یابد و اگر چه این روش طبقه بندی تحت عنوان سرفصل های موضوعی مختلف بایگانی خواهند شد .

الفبایی شماره ای یا حروف و عدد :

این روش عادی ترین روش طبقه بندی پرونده ها می باشد و وضعیت حرف و شماره ها بطور قابل ملاحظه ای قابل تغییر اند و این تغییرات اغلب بی انتها هستند ، بطور مثال :

یک حرف یا حروف برای سرفصل

• اشخاص ناتوان = ان
• امور صنعتی = اص
• اشتغال جوانان = اج

یک شماره برای موضوع اصلی

• امور صنعتی (سرفصل) صنعت کشتی سازی = ۱- اص
• امور صنعتی (سرفصل ) صنعت حمل و نقل ۲- اص
• امور صنعتی (سرفصل ) کنفرانس ها = ۳- اص

اعدادی برای موضوع های فرعی :

امور صنعتی (سرفصل) صنعت حمل و نقل (موضوع اصلی ) تصادف اتوبوس در مشهد (فرعی) ۱۳۷۴ ۱/۲ – اص

امور صنعتی (سرفصل ) صنعت حمل و نقل (موضوع اصلی) جلسات سالیانه با واحد های تجاری ۲/۲ – اص

امور صنعتی (سرفصل) صنعت حمل و نقل (موضوع اصلی ) تصادفات جریی (موضوع فرعی) ۳/۲- اص

۲-ترکیب حروف استفاده می شود تا دلالت بر سرفصل نماید .

کارمندان دائمی بهداشت ک د ب

یک حرف یا حروفی اضافه می شود تا موضوع اصلی را نشان دهد .

کارمندان دائمی بهداشت (سرفصل) ترفیع ها (موضوع اصلی) ت- ک د ب

کارمندان دائمی بهداشت (سرفصل) اداره ۱-ک د ب

یک عدد اضافه می شود برای موضوع فرعی

کارمندان دائمی بهداشت (سرفصل) ترفیع ها (موضوع اصلی ) کارمندان دفتری ( موضوع فرعی ) ۱/ت- ک د ب

کارمندان دائمی بهداشت (سرفصل) ترفیع ها (موضوع اصلی) کارمندان ارشد (موضوع فرعی ) ۲/ت- ک د ب

اعداد بیشتری ممکن است اضافه شود که بر موشوع های فرعی یک و دو و …. دلالت کند . این مساله توصیه نمی شود ، اما زمانی که لازم است قابلیت اجرا دارد .

کارمندان دائمی بهداشت (سرفصل) ترفیع ها (موضوع اصلی) کامندان دفتری (فرعی ۱) مصاحبه ا (فرعی ۲) ۱/۱/ت- ک د ب

کارمندان دائمی بهداشت (سرفصل) ترفیع ها (موضوع اصلی ) کارمندان دفتری (فرعی ۱) مصاحبه ها (فرعی ۲) ۲/۱/ت- ک د ب

• به هر بخش و یا اداره کدی اختصاص می یابد که روی جلد همه پوشه های مربوط به آن اداره نوشته می شود .

بخش پروازهای خارجی ۹

قسمت پروژه های مهارتی پرواز ۳۰

در این مثال یک کمپانی ، سرفصل است که به آن کد الفبایی می دهیم .

هواپیمایی کشوری هک

شرکت هواپیمایی آسمان ها

شماره ها به موضوع های اصلی و فرعی داده می شود .

یک شماره ممکن است در جلدی که گذاشته شود که دلالت دارد برسال یا دوره زمانی پرونده . به طور مثال :

۷۲/۹/۳۰ – ها

نشان دهنده این است ها- هواپیمایی آسمان ۳۰ – پروژه های هواپیما

۹-ستاره دنباله دار ۷۲- سالی است که پرونده پروژه ها ایجاد شده است . یکی از آسان ترین روش های قابل فهم ، روشی است که براساس حروف اول پرونده تهیه می شود .

پرونده ای موضوعی است و براساس وظایف یک واحد ایجاد شده است .

بطور مثال امور مالی مال یا Finance=Fin

حساب ها حساب Accounts= Acc

اجراها اجرا Administration= ADM

نشریه ها نشر Publication= Pub

برای سهولت کار بهتر است موارد فوق به عنوان سرفصل انتخاب شوند و به موضوع های اصلی و فرعی شماره اختصاص یابد . به طور مثال

مالی – پرداخت – حقوق کارمندان ۱/پ- مال

مالی- پرداخت ها – خرید لوازم التحریر ۲/پ- مال

مالی – دریافت ها – جرایم پرسنلی ۱/د- مال

کد رنگی ، این کد یک روش بایگانی نیست – بلکه روشی است برای واضح کردن نوشته های روی جلد پرونده ها و از گم شدن پرونده ها جلوگیری می کند – که اکثرا در بیمارستان ها با ترکیب شماره و رنگ از این کد استفاده می شود .

انواع بایگانی :

بایگانی ها براساس عمر و ارزش اداری به ۳ دسته تقسیم می شوند .

بایگانی جاری :

در این بایگانی اسناد فعال می باشند و دائما مورد نیاز اداره ایجاد کننده هستند در آمریکا معتقدند اگر ۲ ماه به پرونده ای مراجعه نشود آن پرونده فعال محسوب نمی شود به این نوع پرونده ها current-records می گویند .

بایگانی نیمه جاری :

بایگانی نیمه جاری – بایگانی است که به پرونده های موجود در آن گاه گاهی مراجعه می شود و این بایگانی ، همان بایگانی است که در دستگاه ها به اشتباه بایگانی راکد نامید می شود . semi-current-records نامیده می شود .

بایگانی جاری و نیمه جاری زیر نظر اداره ایجاد کننده سند می باشد . اسنادی که مورد مراجعه مسستمر نیستند و (معمولا در پایان هر سال ) با همان روش بایگانی مورد عمل در بایگانی جاری و با فرم های انتقال اسناد که دقیقا که پرونده ، مختصری از موضوع و جدول زمانی (عمر پرونده ) و نام اداره ایجاد کننده در آن نوشته می شود به بایگانی نیمه جاری منتقل می شود ، نسخه ای از این فرم در بایگانی جاری نسخه ای در بایگانی نیمه جاری و نسخه ای در «مدیریت اسناد» هر دستگاه نگهداری می شود .

گروه بندی اسناد در بایگانی نیمه جاری :

پرونده ها براساس عمر به ۳ گروه و یا ۴ گروه (categorization ) تقسیم می شوند :

گروه الف – مربوط به پرونده هایی است که ۲۵ سال به بالا عمر دارند مثل پرونده های پرسنلی ، قرارداد ها ، اوقاف ، پرونده های ملکی و …

گروه ب – مربوط به پرونده های است که بین ۱۰ تا ۲۵ سال عمر دارند مثل پرونده های مربوط به اختلاف کارگر و کارفرما ، ۱۰ سال پس از مختومه شدن در دادگاه

گروه ج – مربوط به پرونده ها و اسنادی که ۳ تا ۱۰ سال عمر دارند ، مثل دفاتر اندیکس یا اندیکاتور که پس از ۱۰ سال قابل امحاء می باشد .

گروه و – پرونده ها و اسناد زیر ۳ سال ، مثل درخواست های استخدام که مورد موافقت قرار نگرفته است که ۲ سال پس از مخالفت با استخدام به شرط آن که اصل مدرک تحصیلی ضمیمه نباشد ، قابل امحاء است .

در برخی از کشورها ، گروه ج و را تحت عنوان گروه ج در بایگانی نیمه جاری بایگانی می کنند .

بایگانی راکد :

در این بایگانی پرونده هایی نگهداری می شوند که به هیچ عنوان ارزش اداری ندارند ، پرونده های بایگانی نیمه جاری پس از سپری شدن عمر اداری با ضوابط و مقررات خاص به بایگانی راکد سپرده می شوند ، بایگانی راکد زیر نظر آرشیو است (سازمان اسناد و کتابخانه جمهوری اسلامی ایران ) و پرونده های این بایگانی ارزشیابی تحقیقی می شوند و آنچه را که ارزش تحقیقاتی و آرشیوی ندارد ، جهت امحاء به کارخانه مقوا سازی سپرده می شود 

مدیریت بایگانی:

بدون وجود یک مدیریت بایگانی فعال و آگاه ، بایگانی ها در ادارات فقط یک انبار یا محل دپوی اسنادی می باشند ، اسنادی که در موقع لزوم ، نه تنها دستیابی به آن ها بسیار مشکل است بلکه به دلیلی دست نیافتن به اطلاعات دقیق و مستند باعث تضعیف قضاوت ها ، اتخاذ تصمیم های نابجا و غلط و ارائه سیستم های نا مطمئن می گردد . لذا می توان گفت ، مدیریت بایگانی ، قلب بایگانی است که اصلاح فعالیت ها و پیشرفت های دستگاه ها به آن بستگی دارد .

اهداف مدیریت بایگانی :

یکی از مهم ترین وعمده ترین اهداف مدیریت بایگانی کنترل نظام بایگانی ها ( متمرکز و غیر متمرکز ) با توجه به گستردگی تشکیلاتی دستگاه و حجم اسناد است .

طرح و ایجاد پرونده ها و روش بایگانی است

درواقع بایگانی ها ، اگر همان گونه که ورودی دارند ، خروجی نداشته باشند پس از مدتی در اثر تراکم بیش از حد اسناد ، دستیابی به اسناد مشکل شده و مرگ تدریجی و عملا ناکارایی اسناد را باعث می شود . هیچ سندی در دستگاه نباید بلاتکلیف و سرگردان باقی بماند ، اسناد باید عمر داشته باشند و براساس عمر تفکیک شوند تعیین سر فصل ها ، موضوع های اصلی و فرعی تفکیک پرونده ها – کنترل آن ها در بایگانی جار و نیمه جاری ، بررسی وضعیت بایگان ها ، آموزش ادواری آن ها – اطلاع از آخرین روش های استاندارد جهانی و اجرای آن در بایگانی ها و نظارت دائم به وضعیت اسناد از وظایف مدیریت بایگانی است .

جایگاه تشکیلاتی مدیریت بایگانی :

همان گونه که در مقدمه این جزوه بیان شد ، مدیریت بایگانی از شاخه های مدیریت اسناد است و مدیریت اسناد از نظر تشکیلاتی زیر نظر تشکیلاتی زیر نظر بالاترین مقام مسئول در هر دستگاه است تا اشراف کامل بر بایگانی و اسناد واحد ها داشته باشد . در وزارتخانه ها معمولا در دفتر وزیر ، در سازمان ها ، در دفتر رئیس یا مدیر عامل سازمان و در شرکت ها زیر نظر دفتر مدیر عامل قرار دارد . البته در برخی وزارت خانه ها همانند نیرو این امر در اختیار امور اداری است که به لحاظ مباحث مرتبط با فضای اداری کاری مناسب است .

تحویل پرونده ها به مقامات ما فوق :

مسئول بایگانی وظایف زیر را در ارتباط با کنترل و تحویل پرونده ها به مقامات ما فوق و یا واحد های اقدام کننده بر عهده دارد :

دریافت فرم درخواست پرونده از متقاضی با امضای مجاز

در فرم درخواست پرونده باید موضوع پرونده ، شماره و کد آن ، مدت مورد نیاز ، تاریخ درخواست و تاریخ عودت مشخص شود .

پس از دریافت تقاضا ، مسئول بایگانی موظف است پرونده مورد نظر را تحویل متقاضی داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداری کند .

مسئول بایگانی باید درمحل پرونده ارسالی (قفسه بایگانی ) کارت جایگزین را قرار دهد تا در صورت مراجعه بعدی از محل ارسال آن اطلاع حاصل کند

یاد آوری : در مورد پرونده هایی که ارزش مالی ، حقوقی و یا پرسنلی دارد توصیه می شود که برگ های پرونده ، برگ شماری شده و تحویل اقدام کننده شود .

امحاء :

وزاتخانه ها و سازمان ها برای انجام وظایف خود ، ناگزیر از مکاتبه درون و برون سازمانی می باشند . در این راستا سالانه به مقدار زیادی اسناد و پرونده هایی که حاوی مطالب مربوط به اقدام های روزمره می باشد تولید و نگهداری می شوند . اینگونه اسناد و پرونده ها پس از آن که نقش خود را در سازمان مربوطه ایفا نمودند از چرخه اداری خارج شده و معمولا مورد مراجعه دستگاه ها قرار نمی گیرند ، براساس مفاد قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران کلیه اوراق ، مراسلات ، دفاتر، پرونده ها ، عکس ها ، نقشه ها ، کلیشه ها ، نمودارها ، فیلم ها ، میکروفیلم ها ، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده است می باید براساس مقررات خاصی مورد ارزشیابی قرار گیرند و اسنادی که از لحاظ اداری ، مالی ، اقتصادی ، قضائی، سیاسی، فرهنگی ، علمی ، فنی و تاریخی واجد ارزش نگهداری دائم باشند به آرشیو ملی منتقل و اوراقی که فاقد ارزش های مزبور باشند ، طی مراحل قانونیی امحاء گرد .

مواد ۴و ۵ آئین نامه تشخیص اوراق زائد قانون تشکیل سازمان اسناد ملی این اجازه را می دهد که ما فرم شناسایی پرونده های زائد را تکمیل کرده و پس از تطبیق با مجوز شورای عالی اسناد و طی مراحل قانونی امحاء کنیم.

انجام این وظیفه مهم نیازمند مقدماتی است که ادارات شناسایی و ارزشیابی عهده دار آن هستند . خدماتی که در این بخش ارائه می شوند شامل موارد زیر است :

تشخیص :

در مرحله تشخیص ، سندها براساس دستوالعمل شناسایی پونده ها تعیین عمر می شوند و دو نوع تشخیص اعمال می شود و مشخص می گردد که کدام اسناد دارای مجوز یا فاقد مجوز امحاء می باشند .

تعیین عمر مفید اسناد

منظور از تعیین عمر مفید اسناد ، عبارت از جدول هایی است که برحسب مشخصات ردیف های اسناد ، مواعد معینی برای نگهداری در بایگان های دستگاه ها و نیز انتقال دائم و یا موقت به آرشیو ملی و امحای اوراق فاقد ارزش تعیین شده باشد . این جداول برای اسناد اختصاصی و عمومی دستگاه های دولتی تهیه می گردد و انجام دقیق آن برای هریک از موسسات دولتی در جریان همکاری مشترک با کارشناسان آرشیو ملی محقق شده و به تصویب شورای اسناد ملی می رسد . مهم ترین کارکردی که برای این جداول می توان ترسیم کرد جلوگیری از انباشت بی رویه و بی ضابطه اسناد و پرونده ها در بایگانی های جاری ، نیمه جاری و راکد می باشد . براین اساس چنانچه تاکنون در بایگانی محل کار شما این جداول تهیه نشده است با ما تماس بگیرید تا در حداقل زمان ممکن با حضور کارشناسان رابط آرشیو ملی نسبت به پیگیری موضوع اقدام شود.

امحای اوراق زائد

اوراق زائد عبارت است از هرگونه اوراق و نسخه های اضافی و مجلدات چاپی و نشریه و جزوه و مانند آن ها و همچنین اسناد و اوراق راکدی است که با رعایت مفاد قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران و سایر مقررات ، ارزش نگهداری نداشته باشد . لازم به یادآوری است که قراردادهای دولتی و عهدنامه ها و فرمان ها به هر حال جزو اوراق زائد محسوب نخواهند شد . شورای اسناد ملی تنها مرجع رسمی در کشور است که مجوز امحا صادر می کند برای این منظور همه دستگاه های دولتی مکلفند که قبل از هرگونه تصمیم گیری در مورد اسناد خود با کارشناس رابط آن دستگاه در آرشیو ملی تماس گرفته و نسبت به انعکاس موضوع و پیگیری اقدام کنند 

شناسایی و انتقال اسناد با ارزش نگهداری دائم

از مهم ترین وظایف آرشیو ملی برنامه ریزی برای شناسایی ، انتقال و نگهداری اسناد با ارزش نگهداری دائمی است . فعالیتی که نیازمند دقت و وسواس زیادی است بطوری که اولا از امحای اسناد با ارزش باید جلوگیری شود و ثانیا از انتقال و نگهداری اوراق زائد نیز پرهیز گردد . برای این منظور شورای اسناد ملی با وظیفه اساسی تشخیص و صدور مجوز امحای اوراق زائد در قانون پیش بینی شده است ، تا بر فرایند امحا و یا انتقال نظارت کاملی را میسیر سازد . به طور متوسط پنج درصد اسناد تولیدی در موسسات دولتی در دنیا ، برای نگهداری دائم به آرشیو ملی منتقل می شوند و بقیه امحا می گردند . از مهم ترین عواملی که تاثیر مستقیمی در انتخاب صحیح و جلوگیری از امحای احتمالی اسناد ارزشمند دارد . بکار گیری روش طبقه بندی و بایگانی مناسبی است که در آن امکان ادغام و یا در یک ردیف قرار گرفتن اسناد قابل امحا و نگهداری در زمان ارزشیابی وجود نداشته باشد

مجازات امحاء غیر مجاز

از آنجا که حفظ اسناد ارزشمند دستگاه های دولتی از اهمیت ویژه ای برخوردار است و امحای آن ها موجب وارد آوردن لطمات و صدمات جبران ناپذیری در عرصه های علمی ، پژوهشی ، فرهنگی و تاریخی کشور می شود ، و علاوه بر آن طبق ماده ۵۴۴ قانون مجازات اسلامی جرم تلقی می شود ، باید بر رعایت دقیق قوانین و مقررات اسناد ملی و دقت کافی در این زمینه تاکید شود . همچنین از هرگونه اقدامی در جهت جابجایی و امحای اسناد ، پرونده ها ، مکاتبات ، دفاتر ، اوراق و اسناد الکترونیکی بدون هماهنگی با سازمان اسناد ، جدا خودداری به عمل آید.

در صورت عدم رعایت مفاد قانون تاسیس سازمان و آئین نامه ها و دستورالعمل های ذیربط ، موضوع جهت رسیدگی به مراجع قضایی ارجاع خواهد شد .

طبق تصویب نامه شماره ۱۰۳۳۸۲/۱۹۰۱ مورخ ۹/۶/۸۱ شورای عالی اداری و ابلاغیه شماره ۴۹/۱۶۷۰۷/۸۴/۱۴۰ مورخ ۳۰/۳/۸۴ دادستانی کل کشور و ماده ۵۴۴ قانون مجازات اسلامی و با عنایت به بخشنامه شماره ۱۲۹۵/۴۰ مورخ ۲۶/۵/۸۴ سازمان اسناد و کتابخانه ملی ، ربودن ، تخریب و معدوم کردن اسناد ، اوراق و دفاتر دولتی بر خلاف مقررات قانونی ،واجد صف کیفری و مستلزم محکومیت به تحمل حبس از ۶ ماه تا ۲ سال می باشد

اسناد موضوعی غیر قابل امحاء

۱-قوانین ، بخشنامه ها ، آئین نامه ها و دستوالعمل ها

۲-گزارش اجرای طرح

۳-نقشه ها

۴-اوراق شرکت در جلسات بین المللی

۵- آراء حقوقی

۶- اسناد فعل و انفعال بودجه

فرآیند امحاء اسناد دارای مجوز

۱-درج اطلاعات در لیست امحاء

۲- فرم شناسایی پرونده ها برای هریک از بایگانی های موجود در دستگاه ها تکمیل می شود و یک نسخه از آن به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ارسال می گردد .

۳-ارسال لیست اوراق امحائی به دفتر وزارتی

۴- اخذ تاییدیه سازمان اسناد

۵- صورت جلسه با مقامات مجاز

۶- اسکن اسناد

۷- ارسال به کارخانه کاغذ خمیر کن

فرآیند امحاء اسناد فاقد مجوز :

۱-تعیین عمر اسناد فاقد مجوز

۲-انعکاس به دفتر وزارتی

۳- طرح در شورای عالی اسناد

۴- بررسی پرونده

پس از بررسی ۳ حالت برای اسناد اتفاق می افتد :

سند به آرشیو انتقال می یابد و در بایگانی راکد جهت تحقیق در اختیار محققین قرار می گیرد .

عمر سند خاتمه نیافته تشخیص داده می شود و به بایگانی نیمه جاری انتقال می یابد تا عمر سند خاتمه یافته و طبق فرآیند امحاء اسناد دارای مجوز با آن عمل شود .

عمر سند خاتمه یافته تشخیص داده شده و مجوز شورای اسناد را کسب می نماید و طبق فرآیند امحاء اسناد دارای مجوز با آن عمل میشود.