معنی لغوی بایگانی

کلمه «بای» به معنی ثروت ، دارایی و مال است و گاهی پساوند است که در آخر کلمه درسی آید و عملا نسبت است در قدیم به کلمه بایگانی ضباطی می گفتند چون در واقع فقط اسناد را ضبط می کردند

تعریف بایگانی

بایگانی دارای ۳ مفهوم و معنی می باشد :

• روش هایی که جهت تنظیم پرونده ها به کار می رود  مثل اینکه روش بایگانی حرفی و یا شماره ای یا حرف و عدد است .
• به محل نگهداری اسناد و پرونده ها نیز بایگانی گفته می شود .
• مجموعه اسناد و پرونده های موجود در یک اداره یا دستگاه
• 

بایگان :

بایگان شخصی است که در بایگانی مسئول حفظ و نگهداری اسناد ، براساس روشهای علمی ،تفکیک پرونده ها ( براساس جدول زمانی یا عمر آنها ) را کدسازی پرونده ها و در دسترس گذاشتن پرونده ها می باشد که در گذشته ضباط نامیده می شد .

آرشیو :

آرشیو محل حفظ و نگهداری اسناد ملی می باشد . آرشیو کلمه ای است فرانسوی و انگلیسی آن آرکیو Arehive نامیده می شود . آرشیو دارای ۳ مفهوم و معنی می باشد .

• مجموعه روشهای حفظ و نگهداری اسناد ملی
• محل نگهداری اسناد ملی در ایران گنجینه اسناد ملی نامیده می شود . و در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران می باشد .
• مجموعه اسناد ملی را آرشیو می گویند

فرق بایگانی و آرشیو

پرونده ها و اسناد بایگانی خارج می شوند و پس از انجام کارهای اداری به بایگانی بازگردانده می شود ، در این صورت بایگانی محل نگهداری اسناد جاری و نیمه جاری می باشد لیکن اسناد موجود در آرشیو به هیچ عنوان از آرشیو خارج نمی شود گرفتن کپی یا میکروفیلم آنها و گاه استفاده از عکس یا اسکن آن ها توسط رایانه ، در واقع اسناد راکد به آرشیو منتقل می شود .

اسناد موجود در بایگانی ها بر اساس ضوابط و مقررات اداری دارای عمر می باشند و پس از مدتی ممکن است به کارخانه مقواسازی جهت تخمیر سپرده شود ولی اسناد موجود در آرشیو عمر دایم دارند و هرگز امحاء نمی شوند .

اسناد موجود در بایگانی ها دارای ارزش های اداری هستند و در دستگاه ذیربط باقی می مانند ، ولی اسناد موجود در آرشیو ها به هیچ عنوان ارزش اداری ندارند و فقط به دلیل ارزش های اطلاعاتی موجود در آن ها حفظ می شوند .

با توجه به مطالب فوق به هیچ عنولن آرشیو و بایگانی هم معنی و مترادف نیستند . چنانچه کلمه filing در