مدرسه مکانیست که در آن انسان سازی می شود در چنین مکانی قرار است علم فرهنگ و تمدن تولید شود و در واقع زیرساخت جامعه در مدارس ریخته شود

 همواره مبنا ،محور و اساس توسعه جامعه ، آموزش و پرورش می باشد که واحد اصلی آن را آموزشگاه تشکیل می دهد.

 مدیر مدرسه ، مدیریت یا اداره کارخانه انسان سازی را بر عهده دارد در مدرسه با انسان طرف هستیم و تمام موجودیت این انسان یعنی شخصیت ،عاطفه ،هوش ، عشق ،توانمندی ها ،فرصت ها و تهدیدهای او را میتوان با یک واژه ی کلیدی به نام " ارتباط " سنجید . یعنی تمام موجودیت انسان در این " ارتباط " تعریف و بیان می شود.

روانشناسی کاربرد قواعد در زندگی است.

- توسعه مناسبات انسانی ،صداقت و تقوای مدیر مدرسه را سوخت سیستم مدرسه میتوان تلقی کرد

-مدیر باید بکوشد به ابزار های حوزه ی ارتباط مسلح شود .

- روانشناسی در واقع فن تسلط بر ارتباط هاست .

-  مدیر مدرسه به دو دلیل باید به این موضوع ( ارتباط ) توجه کند: اول اینکه با انسان سروکار دارد و مدرسه جایی است که در آن انسان سازی صورت می گیرد. و دوم اینکه تمام سرمایه گذاری انسان روی همین ارتباط است.

 آدم های موفق،آنهایی هستند که در برقراری ارتباط با دیگران موفق هستند .به همین دلیل ، مدیر باید روان شناسی را حتی بیش از خواندن و دانستن عملی مورد توجه قرار دهد.

یک مدیر خوب باید بتواند یک روانشناس خوب هم باشد اساسی ترین کاربرد روان شناسی در " محیط یا جو " مدرسه است . زیرا امروز بیشتر از مکان یادگیری ، به فضای یادگیری اهمیت داده می شود  بنابراین مدیر با ایفای نقش خود ، می تواند در ایجاد فضایی مناسب برای یاددادن ، یادگرفتن 

، شکل دادن به شخصیت ها ، جریان پیدا کردن عواطف و در یک کلمه بالندگی آدم ها مؤثر باشد .

مدیر با روان شناسی مناسب ، می تواند به معلم خسته از مشکلات و دغدغه های گوناگون ، از جمله دغدغه های مسکن ، ارتقای شغلی ، معیشت و گرفتاری های شخصی ، انرژی و قوت قلب بدهد و یک فضای عالی حل مساله برای مجموعه  اعضای مدرسه ایجاد کند و آنها را به یک کل که یک هدف را دنبال می کنند تبدیل کند .

 مدیران مدارس باید در زمینه روان شناسی تربیتی ،یعنی کاربرد روانشناسی در آموزشگاه ها مطالعه کنند

 مدیر مدرسه باید بتواند فرایند حل مساله را تسهیل کند . ( دانش آموزی که درس نمی خواند ،از چه مشکلات عمده ای رنج می برد ) .- مدیرانی که خودشان بخواهند مساله ای را حل کنند ، راه حل آنرا به دیگران نیز یاد می دهند در هنگام برخوردهای احتمالی بین معلم و دانش آموز ، مدیر از چند قدم جلوتر یا چند قدم عقب تر مساله را دنبال می کند و به بهترین شکل ممکن مشکلات را مدیریت و کنترل میکند

الف- دفتر حضور و غیاب:

1-1 در دفتر حضور و غیاب باید نام تمام کارکنان اداری و آموزشی بصورت خوانا و کامل نوشته شده باشد.

1-2 همکاران هنگام ورود به آموزشگاه نسبت به امضاء نمودن دفتر حضور و غیاب اقدام نمایند.

1-3 همکاران روزهای آینده راامضاء نکنند.

1-4 مدیر یا معاونین آموزشی موظفند در پایان هفته نسبت به بستن دفتر حضور و غیاب اقدام نموده و تذکرات و توصیه های لازم را به همکارانی که تاخیر داشته یا امضا نکرده اند ارائه دهد و اسامی افراد غائب در هنگام بسته شدن ذکر گردد.

1-5  در روزهایی که همکاری تدریس ندارد، می توانید از مهر «تدریس ندارد» استفاده نمائید.

1-6 معاون یا مدیر واحد آموزشی در پایان هر روز این دفتر را بررسی و اسامی همکارانی که غایب می باشند را مشخص و پیگیری نماید

ب- مرخصی :

1-1 مدیر واحد آموزشی چنانچه قصد مرخصی داشته باشد بایستی قبل از رفتن درخواست را به اداره ارسال و پس از موافقت اداره و صدور مرخصی می تواند به مرخصی برود.

1-2 همکاران هم بایستی تقاضای مرخصی را به مدیر و پس از موافقت مدیر و صدور مرخصی از طرف اداره و جایگزین نمودن دبیر اقدام نمایند.

1-3  اسامی همکارانی که در مرخصی می باشند در دفتر حضور و غیاب مشخص و ثبت می گردد.

پ- دفتر اندیکاتور:

این دفتر جهت ثبت نامه ها و بخشنامه های اداری می باشد که در مورد این دفتر نکات زیر بایستی رعایت گردد.

2-1 این دفتر در پایان سال تحصیلی یعنی در شهریور ماه هر سال انسداد می گردد و عبارت: «این دفتر از شماره 1 الی ...... در سال تحصیلی ....... در تاریخ 31/6/..... مسدود گردیده شد»

البیته برخی مناطق اینکار را از فروردین شروع میکنند

نام و نام خانوادگی مدیر                                      مهر و امضاء

2-2 در آغاز سال تحصیلی از شماره 1 شروع گردد یعنی از اوایل مهر ماه هر سال ثبت نامه ها و بخشنامه‌ها از شماره یک شروع گردد.

2-3 هیچ شماره خالی نباید در دفتر اندیکاتور موجود باشد چنانچه مشاهده گردید تخلف محسوب میگردد.

2-4 نامه های اداری که بایستی جواب داده شود و روبروی همان شماره ای که در قسمت رسید ثبت شده بایستی در قسمت فرستاده ثبت گردد.

2-5 در خواست مرخصی یا غیبت همکاران بایستی در این دفتر ثبت و ضبط گردد و مطابقت دفتر اندیکاتور و دفتر حضور و غیاب جهت ارائه مرخصی یا غیبت همکاران مهم است.

2-6 مدیر واحد آموزشی حق مکاتبه مستقیم با هیچ ارگان یا سازمان یا نهادی را ندارد و حتی حق مکاتبه مستقیم با سازمان آموزش و پرورش استان را نیز ندارد. بلکه بایستی از طریق آموزش و پرورش منطقه اقدام نماید.( سلسله مراتب اداری کاملا رعایت گردد)

ج- دفتر آمار:

3-1 در صفحه اول آمار کلی و جامع کامپیوتری باشد.

3-2 در پایان هر صفحه از دفتر آمار مدیر آموزشگاه بایستی صحت مشخصات و تعداد دانش آموزان را تائید و مهر و امضاء نماید

3-3 در پایان دفتر آمار هم بایستی ، فرم انسداد دفتر آمار که توسط نماینده اداره بسته می شود اضافه و صحافی گردد

3-4 دفتر آمار بایستی حتماً قبل از پایان مهر بسته و صحافی گردد و توسط نماینده آموزش و پرورش هم مسدود گردد.

3-5 چنانچه بعد از انسداد دفتر آمار ، دانش آموز منتقل یا اخراج یا از جایی به آموزشگاه وارد شد اولاً بایستی از اداره آموزش و پرورش منطقه نامه شماره دار با امضای مدیریت یا معاونین داشته باشد. ثانیاً در قسمت پایین ردیف مربوطه به پایه و رشته ذکر مشخصات دانش آموز ضروریست و همچنین در قسمت ملاحظات ذکر شماره نامه اداره ضروریست و به آمار کل هم بایستی اضافه گردد

3-6 بعد از پایان شهریورماه هر سال تحصیلی در صفحه آخر دفتر آمار بایستی مجدداً توسط مدیر مهر و امضاء گردد

3-7 تعداد دانش آموزان ثبت شده در دفتر آمار بایستی با دفتر امتحانات و لیست دبیر دست نویس و کامپیوتری مطابقت داشته باشد

چ- دفتر امتحانات:

4-1 دفتر امتحانات سالهای اول و دوم هر نوبت در پایان آبانماه هر سال مسدود ، صحافی و پلمپ گردد.

4-2 دفتر امتحانات سال سوم خرداد – شهریور  و دی تا پایان اسفند  با هم صحافی و پلمپ گردد.

4-3 دفتر امتحانات بایستی توسط مسئول ثبت نمرات و مدیر آموزشگاه مهر و امضاء گردد.

4-4 دفتر امتحانات بایستی با خودنویس مشکی یا خودکار مشکی امضاء گردد.

4-5 تمامی صفحات دفتر امتحانات بایستی ممهور به مهر امتحانات، شماره گذاری تمامی صفحات و در پایان صفحه آخر توسط مدیر- نماینده اداره – قسمت آخر مجدداً توسط مدیر مهر و امضاء گردد

4-6 دفتر امتحانات مدارس بزرگسالان بایستی در پایان هر ترم مسدود ،صحافی و پلمپ گردد

ح- دفتر ریز نمرات دبیران:

5-1 دفتر ریز نمرات دبیران بصورت دست نویس و کامپیوتری می تواند باشد

5-1-1 دفتر ریز نمرات دستنویس دبیر بایستی با خودکار مشکی ، بدون خط خوردگی، بدون خدشه و لاک گرفتگی باشد و با عدد و حروف نوشته شود و در پایان امضاء گردد.

5-1-2 نمرات اعشاری بصورت 25/0-5/0-75/0 گرد گردند و بصورت حروفی (ربع) نیم و سه ربع نوشته شوند. مثلاً 75/17 (هفده و سه ربع)- 25/15 (پانزده و ربع)

5-1-3 در جلوی نام دانش آموزان غایب موجه عدد 97 ( نود و هفت ) و برای دانش آموزان غایب غیر موجه عدد صفر 98 (نود و هشت) نوشته شود

5-1-4 نوشتن نمرات با مداد یا خالی گذاشتن جای نمرات خلاف قانون است

5-1-5 پایان لیست دبیر با خط کش بسته شود. (با خودکار مشکی)

5-1-6 لیست ریز نمرات بایستی توسط مدیر و دبیر مهر و امضاء گردد

5-1-7 ذکر تاریخ در پایان محل مشخص شده ضروریست

5-2-1 دفتر ریز نمرات کامپیوتری هم بایستی توسط مدیر و دبیر مهر و امضاء گردد.

5-2-2 دفتر ریز نمرات کامپیوتری هم بهتراست صحافی گردد.

5-2-3 دفتر ریز نمرات دست نویس و کامپیوتری هر نوبت جداگانه پلمپ و صحافی گردد.

5-2-4 دفتر ریز نمرات دروس غیرحضوری توسط دبیری که اوراق امتحانی را تصحیح می کند بایستی مهر و امضاء گردد. (ذکر نام کامل دبیر مربوطه الزامیست.)

خ- اوراق امتحانی:

6-1 اوراق امتحانات نهایی و هماهنگ بایستی بمدت یکسال بایگانی و نگهداری گردد و جهت بازرسی آماده باشند

6-2 اوراق امتحانات داخلی بمدت 6 ماه در جای مطمئن در آموزشگاه بایگانی و نگهداری گردد و جهت بازرسی آماده باشند

6-3 در بالای اوراق امتحانی مشخصات دانش آموز – نام دبیر – نام درس – سال تحصیلی – نام آموزشگاه – تاریخ برگزاری امتحان مشخص باشد ضمناً پاسخ نامه اوراق امتحانی بایستی از طریق سیستم رایانه آموزشگاه استخراج گردد.

6-4 دبیر پس از تصحیح اوراق امتحانی بایستی نام و نام خانوادگی خود را بطور کامل نوشته و ورقه را امضاء نماید این نکته به این معنی است که این برگه توسط خودش تصحیح گردیده و مسئولیت تصحیح ورقه و نمره داده شده را قبول می کند

6-5 تصحیح اوراق امتحانی با خودکار قرمز – تصحیح مجدد با خودکار سبز و تصحیح برای بار سوم در صورت اختلاف نفر اول و دوم (مصحح اولی و تجدید نظر دومی) با خودکار مشکی و نمره آخری ملاک و مد نظر قرار گرفته می شود

6-6 در تصحیح مجدد و بار سوم دوباره بایستی کل ورقه تصحیح و نمره گذاری گردد نه اینکه فقط نمراتی که تغییر خواهند کرد

6-7 رعایت ماده های آیین نامه آموزشی سه ساله سالی واحدی لازم و ضروری است.

6-8 در هنگام بایگانی اوراق امتحانی، دقت شود که پاسخنامه (کلید) و یک برگه امتحانی باطل شده سوال در داخل پاکت باشد و حتماً اوراق را مطابق لیست دبیر به ترتیب حروف الفبا ردیف تنظیم شده باشند.

6-9 جهت برگزاری امتحانات هر نوبت ، صورتجلسه تنظیم امتحانات تهیه می گردد، تعداد برگه ها برگه های سوالی، تعداد دانش آموزان شرکت کننده و غایب بایستی با دفتر آمار ، امتحانات و دفتر زیر نمرات دبیر اختلاف نداشته باشد

6-10 پس از پایان مدت و مهلت قانونی جهت نگهداری اوراق امتحانی (یکسال برای نهایی و هماهنگ و 6 ماه برای امتحانات داخلی) اوراق امتحانی بایستی توسط شورای مدرسه (مدیر – معاون آموزش – نماینده معلمان – دفتر دار – مدیر دروس) صورتجلسه و امحاء گردد

6-11 اوراق امتحانی در آموزشگاه تصحیح می گردد و به تشخیص مدیر به دبیران طبق قانون و ضوابط (تحویل و تحول) جهت تصحیح به خارج از آموزشگاه می تواند انجام گیرد

6-12  هر گونه خدشه – خط خوردگی – تغییر در نمره – دو خطی یا چند خطی بودن بایستی توسط مصحح یا مصححین مهر و امضاء گردد

6-13 چنانچه اختلافی بین نمره ثبت شده در اوراق امتحانی با لیست دبیر دستنویس و دفتر امتحانات مشاهده گردید، دبیر مربوطه مسئول و پاسخگو می باشد

6-14 هر گونه اختلاف بین نمره ثبت شده در لیست دبیر و دفتر امتحانات مشاهده گردید، مسئول مستقیم امور دفتری و مدیر مسئول جوابگو هستند

6-15 نمره با عدد و حروف در برگه امتحانی توسط مصحح یا مصححین بطور مشخص و واضح داده شود

د- دفتر رسید مدارک :

7-1 دفتر رسید مدارک بر حسب الفبا و یا با استفاده از دفتر راهنما تنظیم گردد

7-2 در دفتر رسید مدارک حتماً بایستی هنگام تحویل مدارک از تحویل گیرنده علاوه بر امضاء اثر انگشت اخذ گردد

7-3 اسناد و مدارک دانش اموز را فقط به ولی دانش آموز یا خود دانش آموز تحویل دهید

7-4 مدارک فارغ التحصیلی که وضعیت نظام وظیفه آن مشخص نیست نبایستی تحویل شخص یا اشخاص گردد پس از ارائه پایان خدمت یا معافیت یا از طریق مراجع ذیصلاح که در خواست گردد بایستی تحویل داده شود.

ذ- لیست نمرات مستمر ............ دبیران:

8-1 هر دبیر موظف است یک هفته قبل از امتحانات پایانی یک نمره بعنوان نمره مستمر تحویل دفتر آموزشگاه دهد

8-2 نمره مستمر بایستی بر اساس 20 تنظیم شده باشد، گذاشتن علامت + یا – یا هر گونه علامت دیگری در لیست مستمر صحیح نیست

8-3 هر دبیر بایستی تا پایان هرنوبت حداقل 6 نمره مستمر جهت ارزیابی از دانش آموز داشته باشد

8-4 معاون آموزشی هر آموزشگاه موظف است یک لیست کلی (دفتری) جهت وارد نمودن نمرات مستمر دبیران داشته باشد جهت پاسخگویی به ارباب رجوع و اولیاء دانش آموزان (بعنوان لیست نمرات مستمر) این لیست علاوه بر پاسخگویی به اولیا جلوی غرض ورزی و لجبازی با دانش آموزان را هم می گیرد

8-5 در لیست دبیر بایستی ذکر موارد تدریس در هر روز یا هفته مشخص و امضاء گردد

ع- پرونده دانش آموز:

در پرونده تحصیلی هر دانش آموز بایستی مدارک زیر موجود باشد:

9-1 تصویر صفحه اول شناسنامه و چنانچه توضیحاتی دارد صفحه آخر لازم است

9-2 تصویر کارت ملی

9-3 سوابق تحصیلی سالهای گذشته (مدرک تحصیلی ششم ابتدایی و ....)

9-4 کارت واکسیناسیون

9-5 گواهینامه سال به سال جهت دانش آموزان سالی واحدی یا ترم به ترم جهت مدارس بزرگسالان

9-6 گزارش مربوط به سوابق تحصیلی با نمرات مستمر

9-7 چنانچه انتقالی از خارج از شهرستان باشد بایستی علاوه بر فرم انتقال کامپیوتری تمامی مدارک ممهور به مهر آموزش و پرورش منطقه باشد

9-8  برگه انتخاب واحد دستنویس و کامپیوتری که به امضاء دانش آموز رسیده باشد

9-9  یک برگه خلاصه وضعیت جهت دانش آموزان پایه سوم جهت انتخاب واحد و احیاناً بررسی جهت فارغ التحصیلی

غ- بایگانی بخشنامه ها

10-1 مدیر آموزشگاه پس از مطالعه بخشنامه یا نامه های اداری ، نسبت به دستور و ارجاع به معاونین یا امور دفتری اقدام می کند

10-2 بخشنامه های اداری بایستی بر اساس کدهای مربوطه بایگانی گردد تا در هنگام نیاز قابل دسترسی آسان باشند

10-3 مدیر بایستی آشنایی کامل به کدهایی که ارتباط روزانه دارد داشته باشد. (مثلاً کد 23 آموزش ابتدایی- کد 22 امتحانات و کد 14 فنی وحرفه ای و کد 19 شاخه کاردانش و کد 19 آمار و بودجه و کد 1 ریاست و  ....)

10-4  مدیر بایستی بخشنامه هایی که مهلت پاسخگویی و تاریخ دار هستند در دفتر یادداشت شخصی ذکر و پیگیری نماید تا بموقع پاسخ داده شوند.